Какво е система за управление на документи (DMS)?

document management system teamlook

Във всяка организация (частна, държавна или с нестопанска цел) съществува разнообразно количество от документи – договори, анекси, протоколи, фактури, банкови извлечения, командировъчни заповеди и отчети, авансови отчети, оферти, проформа фактури, митнически декларации, товарителници, справки, предложения, заповеди, молби, заявления, чертежи, скици, планове, решения, нотариални актове и още много други. Документите може да са както на хартиен, така и на електронен носител – обикновено файлове.

Класическият случай

Често хартиените документи се подреждат в папки и класьори и се съхраняват физически или в рамките на компанията, или чрез друга компания, която се занимава с архивиране и индексиране. Съхраняването на големи обеми от документи чрез архивираща компания е препоръчително, тъй като компанията не отделя помещения за архивиране на непрекъснато нарастващия документален масив. Намирането в бъдеще на оригинал на хартиен документ често е труден процес, особено при голям обем документи, тъй като на практика документът се индексира (описва) по някакъв едностранен общ критерий, търсенето по който не винаги е най-удачно в конкретния случай. Например фактурите от доставчици се индексират по критерий вид документ, в случая “фактури от доставчици” и някакъв период например конкретен месец и при голямо количество фактури от доставчици, намирането на конкретна фактура е труден процес, а какво става ако е необходимо да се намерят 10 или 100 фактури едновременно.

Често електронните документи се съхраняват също по не най-добрия за намирането им начин. Обикновено те се съхраняват или в електорнната поща, или в директории на сървъра, като подредбата и индексирането им отново е едностранна. За да бъдат намерени е необходимо колкото може повече критерии да бъдат описани в имената на файловете, което също е неудобен процес. Представете си хиляди документи с разни описания в имената на файловете, поставени в стотици папки. А ако не са хиляди, а стотици хиляди или милиони? Изхождайки от опита си според мен това е голяма каша и не е сериозно така да се съхранява документална информация.

 

Какви проблеми решава DMS (Document management system)

Системата за управление на документи решава въпроси, свързани с архивиране, индексиране, намиране и движение на документи. Когато документ постъпи в организацията той се поставя в DMS (чрез директно сканиране, ако документът е на хартиен носител или чрез качване, ако документът е под формата на файл).

Едновременно с поставянето му, документът се индексира. Това означава, че документът получава някакво описание като например – номер, дата, контрагент, бележки, отговорник и т.н., т.е. описва се всичко, което е необходимо с цел бъдещото му лесно и бързо намиране. След като документът постъпи в системата, той получава своето място във виртуална папка и става достъпен за тези служители, до които предварително е указано, че може да бъде достъпен. Правата могат да бъдат дефинирани както за папка, така и за конкретен документ.

Обикновено служителите получават известие от системата, че е качен нов документ, до който имат достъп, но това не е винаги задължително. Също така каченият документ може да мине през някакъв документален процес, например да бъде одобрен, осчетоводен, променен и др. в зависимост от случая (например чрез DMS лесно може да се пресъздаде процес на командироване и одобряване на командировъчен отчет, процес на офериране и договаряне, процес на одобрение на плащания и осчетоводяване на документи и т.н.). Каченият документ остава в системата. Ако оригиналът на документа е на хартиен носител, хартиеният носител се архивира трайно и повече не се търси. Документът вече не се копира на хартия, ако до него трябва да има достъп повече от едно лице, а DMS дава достъп на тези лица до документа по електронен път.

Ако в бъдеще бъде променено нещо по документа, всички лица, които имат достъп до него могат да получат известие за промяната. Ако е необходимо всяка промяна може да записва отделна версия на документа, така че да има точна картина на всяко състояние на документа. Всяка редакция на документа се записва в исторически лог, от където може да се направи справка от кого и кога е бил променян документа и какви са били корекциите (стара и нова стойност).

Както вече посочих, до електронният документ вече имат достъп точно определени според фирмената политика служители, което повишава сигурността на информацията.

При наличие на повече от един обекти в рамките на организацията, движението на документи значително се улеснява – не е необходимо да се чакат документите от склада във Варна да пристигнат с куриер в офиса в София, като DMS ги „доставя“ веднага.

 

Какво трябва да прави DMS, за да изпълнява функциите си пълноценно

Индексиране

Всеки документ, който постъпва в системата трябва да може да бъде индексиран. Добрите системи позволяват индексиране по най-различни критерии, създадени от администраторите на системата в компанията. На практика системата не трябва да поставя фиксирани метаданни за индексиране, а трябва да позволява всяка компания да създаде тези метаданни (индекси), които най-добре й прилягат.

OCR

Optical character recognition или Оптично разпознаване на символи е една чудесна добавка към системата, която автоматизира индексирането. Смисълът на OCR е, че по време на или след процеса на сканиране/качване системата автоматично изчита символите от документа и ги преобразува в текст за търсене. В случая има вариант да бъде прочетен целия документ или да бъдат прочетени предварително дефинирани части от документа. Първият вариант е по-бавен, но позволява да се индексира всичко от документа, макар и по-скоро в насипен вид. Вторият вариант е по-бърз, но предполага, че предварително са направени настройки за съответния документ, при което е указано кои части от документа какво означават и прочетените данни от тези части какъв индекс записват (пример за това са фактурите от голям за компанията доставчик, при което компанията предварително настройва шаблон за разпознаване на точно този вид документ). OCR е чудесно решение, но трябва да се има предвид, че процесът на разпознаване ангажира много сървърни ресурси.

Колаборация

Без колаборация DMS е просто архивираща програма. Не е достатъчно просто архивиране на документи, а цялостно обхващане на документалният цикъл и процеси. Колаборацията се изразява в това, че различни потребители на системата достъпват едни или други документи, могат да ги променят или не в зависимост от случаите и дадените права, могат да участват в документални процеси по създаване, одобрение, движение и т.н. на документи. Потребителите автоматично биват уведомявани от системата при създаване на нови документи или редакция на съществуващи при предварително указани условия за това. Всеки работи с документите, до които има достъп без да е необходимо друг да му изпраща, или принтира, или копира документ.

Права на достъп

Правата на достъп са задължителен елемент от DMS. Чрез правата на достъп администраторът в компанията точно имплементира фирмената политика за сигурност и по този начин всеки служител има достъп само до информацията, която се отнася до дейностите, които изпълнява. Потребителите не би трябвало да могат да разширяват правата на достъп до документи, тъй като това може да е в разрез с фирмената политика, въпреки че някои системи го позволяват.

Процеси (Work Flow)

Малко от класическите DMS поддържат процеси или процесите, които поддържат са ограничени. Въпреки това съществуват системи, с които може да се опише и изпълнява на практика всеки документален процес. Наличието на възможност за процеси не е задължителен атрибут на един DMS, но по мое мнение всяка организация, която желае да автоматизира дейността на служителите си трябва да има възможността да използва DMS и за изпълнение на документални процеси. Добре е системата да може да изпраща съобщения или да поставя задачи на съответните служители, когато това е необходимо за точното изпълнение на процеса.

Контрол на версиите

Изразява се в запазване на версия след извършване на редакции по документа. Смисълът е системата да съхрани снимка на документа на всяко негово предходно състояние с възможност и за възстановяване на стара версия като текуща.

Търсене

Без гъвкав и всеобхватен механизъм за търсене всичко изписано дотук се обезсмисля. DMS трябва да позволява търсене по всяка метадата (индекс). Също така създаването на предефинирани модели на търсене много би улеснило потребителите на системата.

Сигурност и одитен процес

DMS трябва да дава възможност както за контрол на редакциите на документ, така и за пълен поглед върху извършените редакции. Контролът върху редакциите може да се изразява в точно зададени права кои потребители могат да редактират документа. Това обаче може още да се разшири, ако съответният DMS може да го поддържа, като правата за редакция на потребителя зависят и от конкретните данни в документа (например, ако документът е със статус “одобрен”, еди кои си полета не могат да бъдат редактирани), което увеличава многократно сигурността и гъвкавостта на системата. Наличието на подробен исторически лог на всяка редакция дава възможност подробно да се приложи одитен процес, при което се вижда всяка редакция от кое лице е направена, на коя дата и в колко часа, коя е била старата стойност и с каква нова стойност е заменена.

Масови операции

Масовите операции като масово сканиране, масово качване, масови редакции и др. са от съществена важност за бързината, с която се работи със системата.

 

Кои организации се нуждаят от DMS

Ясно е, че не всяка организация ще почувства ползите от DMS. За да има смисъл да се внедри DMS и това да води до множество позитиви е необходимо да е изпълнено поне едно от следните три условия:

-       От среден до голям документооборот. Например над 500-1000  документа и нагоре (от всякакъв вид) на месец.

-       Обектите на организацията да са повече от един (напр. един централен офис, 2 офиса и 1 склад).

-       Служителите на организацията да са над 15-20.

 

Опитът на НОВАКОН

От години НОВАКОН използва Teamlook. Софтуерът е адаптиран според нуждите на компанията и е много интуитивен. Осигурява висока производителност и отлична работа в екип.

Повече за Teamlook може да се прочете на www.teamlook.net.

Публикувано в Бизнес, Бизнес процеси, Управление на бизнеса с етикети , , , , , , . Постоянна връзка.

Вашият коментар