Инструменти за изготвяне на финансов отчет

В практиката съществуват различни технически решения за изготвяне на финансов отчет. Ще разгледам всяко едно от тях и ще коментирам плюсовете и минусите.

  1. Финансов отчет по форма на НСИ. Това е задължителна форма за изготвяне на годишен финансов отчет, чрез която се изпращат данни за годишен финансов отчет към НСИ и НАП. Не виждам нищо позитивно в тази форма, но тя трябва да се използва, тъй като има законово изискване за това. Лоша практика е тази форма на отчет да се използва от счетоводителите при изготвяне на официална форма на годишен финансов отчет, но това често се случва.
  2. Финансов отчет, който се изготвя чрез Excel. Това е сравнително добър начин за изготвяне на междинен и годишен финансов отчет. Тук проблемът е свързан с визуализацията на данните. Формата на междинен и годишен финансов като цяло не е точно фиксирана, но изисква да има заглавие, съдържание, конкретна подредба, част за оповестяване на счетоводна политика, част за представяне на пояснителни бележки към отчета. Всяка страница трябва да е номерирана и в някои случаи да има връзка с предходна страница. Всичко това не е възможно да се направи чрез Excel. Excel е чудесен инструмент за калкулиране и автоматизиране на изчисленията за отделните части на финансовия отчет, но е неподходящ инструмент за визуализиране. За правилното визуализиране е необходимо Excel да се комбинира с Word. Не е добра практика финансовият отчет да се изготвя само чрез Excel.
  3. Финансов отчет, който се изготвя чрез Word. От г.т. на визуализацията на финансовия отчет това е много добър вариант. Но не е добър вариант за целите на калкулиране на данните по отделните части на отчета. В практиката си съм срещал случаи, при които счетоводители използват предварително дефинирани шаблонни форми в doc (docx) формат, чрез които ръчно изготвят финансов отчет и крайният резултат е много добър. Тук проблемът се изразява в това, че обикновено в този формат отчетът има малко автоматизации (например автоматизирането на калкулации в doc документ е трудно и непрактично начинание) и обикновено работата е ръчна, като нанасянето на една корекция може да доведе до необходимост да се съобрази нанасяне на корекция на други места по отчета и да се допусне грешка. Самото ръчно калкулиране е бавно и крие риск от допускане на грешки. Но все пак крайният резултат е добър. Не препоръчвам този начин на компании, които ценят времето си.
  4. Финансов отчет, който се изготвя чрез Excel в комбинация с Word. Това е много добър начин, тъй като Excel се използва за всички калкулации и автоматизации (в което Excel е много добър), а Word се използва за визуализация (в което Word е много добър). Тук има добър и по-добър подход.
    1. Добрия подход – данните от Excel се прехвърлят ръчно в Word. Не препоръчвам този подход, тъй като всяка корекция в Excel ще води до необходимост отново ръчно да се прехвърли информация в Word. Този подход е по-бавен и крие риск от грешки.
    2. По-добрият подход е данните от Excel да се прехвърлят автоматично в Word. При този вариант Word автоматично ъпдейтва данните, които са свързани с Excel. Това е много по-бърз и безгрешен начин за правене на финансов отчет. Но както ще забележите наричам този вариант “По-добър”, а не “Най-добър”. Това е така, тъй като се появяват редица технически проблеми на двата софтуера. Например тъй като единият документ чете данни от другия документ то между двата документа има пътища, чрез които се разпознават. Проблемът на технологиите на двата софтуера, че пазят абсолютни пътища. Т.е. когато например аз подготвя темплейт на финансов отчет чрез Word и Excel, това става в някаква работна папка. Точно спрямо тази работна папка двата файла гледат един към друг. Съответно, когато преместя темплейта в някаква публична папка и счетоводителите копират темплейте в своите папки с цел да изготвят конкретен междинен или годишен финансов отчет, абсолютните пътища остават такива, каквито са били при първоначалното им създаване. Т.е. на практика двата документа не се виждат и не работят. За целта е необходимо да се пише код чрез Visual Basic с цел актуализиране на абсолютните пътища и линкове, който обаче поради естеството на MS технологията понякога работят добре, а понякога не работят и дават грешки. С Visual Basic се правят и други автоматизации с цел да се улесни и ускори работата на счетоводителя, но понякога също се получават неочаквани грешки. Особено например, ако се мине от Office 2007 към Office 2010 и т.н., могат да се получат неочаквани резултати. Това е наистина много добър начин за изготвяне на финансов отчет, но този начин крие и своите технически рискове, които се решават до някаква степен с наличието в компанията на софтуерен специалист, който да отстраняван неточностите.
  5. Финансов отчет, генериран от счетоводен софтуер или ERP система. Това е допустим вариант дотолкова, доколкото отчетът ще се визуализира в подходяща форма на финансов отчет. Във всички останали случаи това е компромисен вариант. Разбира се подходящо настроен софтуер, който визуализира правилно финансовия отчет е отличен избор, но това е рядко попадение.
  6. Най-добрият начин: специализиран софтуер за изготвяне на финансов отчет. Това не е популярен сред счетоводителите модел, но аз го препоръчвам горещо, тъй като специализираният софтуер решава огромна част от проблемите в останалите варианти и не зависи от счетоводният софтуер или ERP системата. Специализираният софтуер за изготвяне на финансов отчет се грижи едновременно както за калкулациите на стойностите, така и за подходящата визуализация на данните. Обикновено включва в себе си редица валидации, което води до минимизиране рисковете за допускане на грешки. Автоматизираните процеси от своя страна спомагат за бързото и лесно изготвяне, проверка, корекция и представяне. В бъдеще ще публикувам отделна статия, в която ще разгледам конкретен специализиран софтуер за изготвяне на финансов отчет.
Публикувано в Софтуер, Счетоводна практика, Счетоводни стандарти, Счетоводство с етикети , , , , , . Постоянна връзка.

Вашият коментар